что неободимо для закрепления жилой площади

здравствуйте! мы прописаны в бывшем общежитии и необоходимо в жилконторе оформить право на жилплощадь и договор соцнайма ,вопрос-необходимо ли личное присутствие детей и можно ли вместо паспортов предьявить свидетельства о рождении,так как дети временно находятся на обучении за границей?и для приватизации и последующей продажи необходимо ли их личное присутствие или достаточно разрешения от них?спасибо!